+7 (499) 322-30-47  Москва

+7 (812) 385-59-71  Санкт-Петербург

8 (800) 222-34-18  Остальные регионы

Бесплатная консультация с юристом!

Студенческий отдел кадров: должностные инструкции

Главная > Инструкция

Информация о документе
Дата добавления:
Размер:
Доступные форматы для скачивания:

Ректор _____________ Б.Н. Тамбиев

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СПЕЦИАЛИСТА (Группа кадрового учета студентов, слушателей заочного отделения)

1.1. На должность специалиста (Группа кадрового учета студентов, слушателей заочного отделения), (далее специалист) назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, специальную подготовку по установленной программе и стаж работы по профилю не менее 3лет, в том числе в данном университете не менее 1 года.

1.2. Прием на должность специалиста и увольнение с нее производится приказом ректора ВУЗа в порядке, установленном действующим трудовым законодательством РФ. Кандидатура претендента на должность согласовывается с начальником кадрового управления.

1.3. Специалист должен знать:

— коллективный договор ВУЗа;

— инструкцию о порядке выдачи документов государственного образца о высшем профессиональном образовании, заполнении и хранении соответствующих бланков документов (в ред. Приказа Минобрнауки РФ от 01.04.2008 N 106) «Выдача документов государственного образца о высшем профессиональном образовании»

инструкцию о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, студентов, слушателей, аспирантов, докторантов и соискателей в ВУЗе.

-постановления, распоряжения, приказы и др. руководящие материалы, нормативные документы по ведению делопроизводства в ВУЗе;

— методы оформления и обработки документов;

— законодательства в сфере образования;

— положение о кадровом управлении;

— правила эксплуатации современных средств информационно-коммуникационных технологий;

— компьютерные программы, Word, Excel, 1С, «Студенты»;

— правила внутреннего распорядка ВУЗа;

— правила и нормы охраны труда;

— культуру общения и служебную этику;

— положение об обработке и защите персональных данных работников и обучающихся ВУЗа;

— иные локальные нормативные акты ВУЗа, по своей деятельности.

II . Должностные обязанности

2.1. Принимать обрабатывать личные дела, обучающихся ЗО поступивших на первый и последующие курсы.

2.2. Оказывать помощь секретарям деканов по правильному и своевременному оформлению приказов по студенческому составу, перевод с курса на курс, отчислению, восстановлению, академическим отпускам.

2.3. Вести личные дела и картотеку обучающихся ЗО и вносить в них все изменения (в том числе разноска распоряжений, приказов ректора и др. документов) в соответствии с Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, студентов, слушателей, аспирантов, докторантов и соискателей в ВУЗе.

2.4. Осуществлять на всех факультетах персональный и количественный учет обучающихся ЗО.

2.5. Вести журнал по движению обучающихся ЗО.

2.6. Специалист получает квитанцию у обучающегося, запрашивает академическую справку или диплом о неполном образовании у инспектора по бланкам строгой отчетности и заполняет бланк строгой отчетности, т.е. является ответственным лицом по заполнению бланков строгой отчетности.

2.7. Подготавливать личные дела обучающихся ЗО, отчисленных по разным причинам, в том числе окончивших ВУЗ, для сдачи в архив.

2.8. Выдавать и фиксировать академические справки, копии документов из личных дел, установленных законодательством.

2.9. Составлять ответы на все входящие письма, запросы проверяющих органов и иных органов. Исходящую корреспонденцию регистрировать в журнале регистрации входящей и исходящей корреспонденции.

2.10. Не разглашать сведения о персональных данных обучающихся ЗО без разрешения самого студента или руководства ВУЗа.

2.11. Участвовать в составлении отчетности по форме 3 НК (по обучающимся ЗО).

2.12. Выполнять другие служебные поручения начальника кадрового управления в пределах должностных инструкций. Соблюдение правил внутреннего распорядка, трудовой дисциплины, требований по охране труда.

2.13. Незамедлительное сообщение ректору, либо начальнику кадрового управления о возникновении ситуации, предоставляющей угрозу жизни и здоровья людям, сохранности имущества ВУЗа.

2.14. Строго соблюдать положение об обработке и защите персональных данных работников и обучающихся в ВУЗе.

Специалист имеет право:

3.1. Знакомится с проектами решений руководства ВУЗа, касающихся его деятельности.

3.2. По вопросам, находящимися в его компетенции, вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению деятельности ВУЗа и совершенствованию методов работы служащих, замечания по деятельности работников ВУЗа, варианты устранения имеющихся в деятельности организации недостатков.

3.3. Запрашивать лично или по поручению непосредственного руководителя от подразделений информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

3.4. Привлекать специалистов всех (отдельных) структурных подразделений к решению задач, возложенных на него (по согласованию с непосредственным руководителем).

3.5. Требовать от руководства университета оказания содействия в исполнении своих должностных прав и обязанностей.

3.6. Подписывать документы в пределах своей компетенции.

3.7. Другие права в соответствии с ТК РФ.

Специалист несет ответственность:

4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.3. За причинение материального ущерба в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.4. За некорректное отношение к сотрудникам ВУЗа.

С должностной инструкцией ознакомлена, копию получила

Специалист ____________________ ______________________________________

Студенческий отдел

Начальник отдела кадров студентов-

Чапрасова Татьяна Владимировна

Электронная почта: umu.chaprasova@sgspu.ru

Отдел кадров студентов является структурным подразделением учебно-методического управления СГСПУ и обеспечивает централизованное оформление личных дел и приказов по личному составу студентов очной, заочной и очно-заочной форм обучения, а также информационное сопровождение студентов всех форм обучения в период обучения в СГСПУ.

Задачи отдела кадров студентов:

• организация качественной и эффективной системы персонального учета контингента студентов СГСПУ всех форм обучения;

• участие в работе комиссии по переводу студентов, обучающихся с полным возмещением затрат на обучение, на вакантные места бюджетного финансирования;

• участие в работе комиссии по трудоустройству выпускников СГСПУ;

• осуществление приема студентов по личным вопросам (в том числе консультаций студентам-сиротам и студентам, оставшимся без попечения родителей);

• разработка нормативной, информационной и организационной документации по движению студенческого состава по очной, заочной и очно-заочной формам обучения;

• оказание методической помощи структурным подразделениям СГСПУ в пределах своей компетенции.

Должностные обязанности начальника отдела кадров студентов:

• контролирует правильное и своевременное оформление студенческой документации: по приёму студентов очной, очно-заочной, заочной форм обучения, переводам с курса на курс, выпуску студентов, своевременной подготовки личных дел к сдаче в архив СГСПУ после окончания срока хранения в отделе;

• приказы по студенческому делопроизводству всех форм обучения: движению контингента, переводы из вуза в вуз, академические отпуска, продление сессии и т.д.;

• личные дела студентов;

• представляет квартальный и годовой отчеты по движению контингента в бухгалтерию СГСПУ;

• составляет ежегодные статистические отчеты в МИНОБРНАУКИ РФ (ВПО-1);

• участвует в комиссии по распределению молодых специалистов;

• осуществляет контроль за выдачу бланков строгой отчетности.

Специалисты отдела кадров студентов:

Должностные обязанности сотрудника отдела кадров студентов:



• проводит изучение и анализ установленной документации по учёту контингента студентов, связанных с приёмом, переводом и отчислением студентов очной, очно-заочной и заочной форм обучения;

  • делопроизводство по личному составу студентов;
  • подготовку личных дел студентов и другой документации для сдачи их в архив СГСПУ после окончания срока хранения в отделе;
  • выполняет работу в электронной базе (1С:Универститет) по личному составу студентов (перевод с курса на курс, отчисление, перевод на заочное, отчисление в связи с окончанием, ввод личных данных зачисленных студентов);

• осуществляет прием личных дел студентов из приемной комиссии после окончания вступительных экзаменов, контроль правильности их оформления;

• личные дела студентов очной и заочной форм обучения, связанные с приемом, переводом и отчислением студентов в соответствии с законодательством РФ, положениями и уставом СГСПУ, осуществляет подшивку выписок из приказов в личном деле об отчислении, переводе, восстановлении, предоставлении академических отпусков и т.д.;

• личные дела студентов;

• справки об обучении, отчисленным студентам и переведенным в другие ВУЗы;

• прием студентов по кадровым вопросам: выдача справок, оформление пособий студентам, переписка с другими вузами;

• заполняет и выдает удостоверения о направлении на работу выпускникам СГСПУ очной формы обучения;

• проводит выверку приказов на перевод студентов очной й заочной форм обучения с курса на курс, на допуск к ГИА, к педагогической практике, на выплаты государственной и социальной стипендии, материальной помощи, на вселение в общежитие;

• готовит информацию к составлению отчетов, касающихся деятельности подразделения;

• доводит оперативную информацию до всех деканов факультетов СГСПУ и их
заместителей по организационным вопросам.

В отделе кадров студентов можно оформить:

· договор на получение платных образовательных услуг, дополнительное соглашение к договору на получение платных образовательных услуг;

· документы на предоставление академического отпуска;

· документы на предоставление отпуска по уходу за ребенком до 1,5 лет, отпуска по беременности и родам (предоставляется студенткам-мамам);

· документы на продление экзаменационной сессии;

· документы для перевода из одного вуза в другой; с одной формы обучения на другую, с одной образовательной программы на другую;

· документы для восстановления в СГСПУ;

· копии документов, имеющихся в личном деле;

· справки об обучении для предъявления по месту требования (по всем формам обучения).

Должностная инструкция специалиста по кадрам (по студентам)

Областное государственное образовательное учреждение среднего профессионального образования

«СЕВЕРСКИЙ ПРОМЫШЛЕННЫЙ КОЛЛЕДЖ»
(ОГОУ СПО «СПК»)

Директор ОГОУ СПО «СПК»

«____» _____________ 2009 г.

специалиста по кадрам (по студентам)

от ______________ № ______

от ______________ №______

срок действия установлен

от ______________ №______

срок действия продлен

Настоящая должностная инструкция определяет обязанности, права и ответственность специалиста по кадрам (по студентам).

1 Общие положения

1.1 Специалист по кадрам относится к инженерно-техническому персоналу колледжа.

1.2 Специалист по кадрам назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом директора колледжа по представлению начальника отдела кадров.

1.3 На должность специалиста по кадрам назначается лицо с высшим или средним профессиональным образованием и стажем работы в кадровой службе не менее 2 лет, умеющее работать на компьютере в среде Windows (Words, Excel и др.).

1.4 Специалист по кадрам подчиняется непосредственно начальнику отдела кадров.

1.5 Специалист по кадрам должен знать:

— законодательные и нормативные правовые акты, касающиеся деятельности отдела, нормативные и методические материалы, определяющие порядок проведения своей работы; государственные стандарты о порядке оформления документов, правила подготовки документов, инструкцию по делопроизводству организации, правила орфографии и пунктуации; трудовое законодательство; порядок оформления, ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их движением; методы учета движения кадров, порядок составления установленной отчетности; основы социологии, психологии и организации труда; средства вычислительной техники, коммуникаций и связи; Устав, Правила внутреннего распорядка, Положение об обработке и защите персональных данных, правила и нормы охраны труда, настоящую должностную инструкцию.

1.6 На время отсутствия специалиста по кадрам (отпуск, болезнь, командировка), его обязанности выполняет лицо, назначенное приказом директора по колледжа. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за качественное и своевременное исполнение возложенных на него обязанностей.

2 Должностные обязанности

2.1 Осуществляет прием (по акту), хранение, ведение личных дел студентов, контролирует их своевременное возвращение работниками учебной части.

2.2 Выдает отчисленным студентам документы об образовании из личных дел.

2.3 Удостоверяет юридическую силу документов, выдаваемых студентам и работникам организации.

2.4 Выполняет машинописные и копировальные работы по поручению начальника отдела кадров.

2.5 Занимается анкетированием студентов (по распоряжению заместителя директора по учебно-производственной работе), вносит изменения в анкетные данные.

2.6 Своевременно доводит до сведения начальника отдела кадров информацию о студентах, не прошедших анкетирование, а также об отсутствии личных дел студентов

2.7 Осуществляет постоянную связь с классными руководителями по вопросам анкетирования студентов.

2.8 Соблюдает режим секретности при работе с документами.

2.9 Ведет табель учета рабочего времени работников отдела кадров и своевременно (до 20 числа отчетного месяца) предоставляет его в бухгалтерию.

2.9.1 Осуществляет контроль своевременности явки на работу и ухода с работы, нахождения на рабочем месте сотрудников отдела с извещением начальника отдела кадров о неявках, опозданиях, преждевременных уходах и причинах, их вызвавших.

2.9.2. Контролирует своевременность представления работниками отдела листков нетрудоспособности, справок по уходу за больными и других документов, подтверждающих право на отсутствие работников на рабочем месте.

2.13 Ведет установленную документацию по кадрам (по студентам) согласно номенклатуре отдела кадров.

2.14 Своевременно обеспечивает отдел кадров необходимыми для работы канцелярскими товарами (подготавливает заявки и получает на складе).

2.15 Сохраняет конфиденциальность служебной информации, а также персональных данных о работниках и студентах организации.

2.16 Обеспечивает сохранность служебных документов, бланков, печатей, соблюдает правила их использования.

2.17 Соблюдает правила эксплуатации организационной техники.

2.18 Выполняет поручения и указания начальника отдела кадров, соблюдает сроки исполнения документов, заданий и поручений руководства.

2.19 Придерживается установленной в организации субординации, соблюдает правила делового общения и нормы служебного этикета.

2.20 Обеспечивает сохранность имущества и оборудования, переданного ему для исполнения служебных обязанностей, поддерживает на рабочем месте чистоту и порядок, экономит тепло и электроэнергию.

2.21 Соблюдает правила и нормы по охране труда.

Специалист по кадрам имеет право:

3.1 Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам своей деятельности.

3.2 Требовать от классных руководителей своевременного исполнения требований по анкетированию студентов.

3.3 Быть представленным к поощрению за выполненную работу, получать разовые выплаты за дополнительный объем работ сверх должностных обязанностей как по бюджету, так и по внебюджету, по приказу директора или по договорам гражданско-правового характера и согласно локальным нормативно-правовым актам.

Специалист по кадрам несет ответственность за:

4.1 Необеспечение выполнения своих должностных обязанностей, в том числе неиспользование предоставленных прав.

4.2 Недостоверную информацию о состоянии выполнения своей работы.

4.3 Сохранность кадровой документации.

4.4 Невыполнение приказов, распоряжений и поручений начальника отдела кадров и руководства организации.

Специалист отдела кадров в своей деятельности взаимодействует:

— со всеми структурными подразделениями по вопросам получения необходимой информации и совместной подготовке документов.

Следующая
Должностные инструкцииСтарший продавец: должностные обязанности

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock detector