+7 (499) 322-30-47  Москва

+7 (812) 385-59-71  Санкт-Петербург

8 (800) 222-34-18  Остальные регионы

Бесплатная консультация с юристом!

Правила составления должностной инструкции: регламент

В каждой организации, стремящейся к выходу на высокий уровень эффективности рабочего процесса, должны быть предусмотрены нормативные документы, представляющие собой должностные инструкции и регламенты выполнения рабочих операций. Регламент призван описать какой-то производственный или любого другого вида рабочий процесс, определяя критерии, согласно которым должна выполняется работа, а также устанавливая цели и задачи для работников подразделения в целом. В должностной инструкции представляется более детальная информация о том, что именно входит в обязанности конкретного сотрудника.

Только с должностной инструкцией сотрудник может чувствовать себя уверенно, ведь только тогда он знает что, как и когда ему делать!

Ни в коем случае нельзя недооценивать важность должностных инструкций и регламентов, относится к ним невнимательно, считая, что эти нормативные документы не являются чем-то важным, что гораздо важнее будет непосредственный контакт руководителя с его подчиненным. Конечно, взаимодействия начальника с сотрудниками, — дело хорошее, но следует помнить, что именно регламент рабочего процесса или персональная должностная инструкция призваны определять те рамки, в которых должны трудиться работники. Имея такие нормативные документы, начальнику намного легче определить, кто и за что отвечает, а подчиненный точно будет знать, что именно ему надо делать. Поэтому, чем больше регламентов и инструкций будет создано в вашем предприятии, чем больше подразделений и должностей они затронут, тем более четкое и эффективное выполнение работы следует ожидать от сотрудников.

При составлении должностной инструкции следует помнить, что этот документ нужен для объяснения работнику, что ему необходимо делать, а все другие задачи, например, мотивация в него не должны входить. Также не стоит пытаться объять необъятное и указывать в регламенте абсолютно все действия. Вплоть до самых мелочей, да еще и с их детальными описаниями. В таких нормативных документах требуется четкость и ясность содержания, без лишних слов. Это позволяет сделать инструкцию более короткой, а значит, есть больше шансов, что ее действительно внимательно изучат.

Любой регламент состоит из общих положений, которые применяются при составлении нормативных документов для всех сотрудников компании, занимающих разные должности. В этом разделе напрямую представлена политика компании, которой всем следует придерживаться. Кроме того, в регламенте или инструкции определяются цели и задачи для работников, а также функции, которые им необходимо будет выполнять. И если цели могут быть идеалом, к которому следует стремиться, но можно его и не достичь в полной мере, то задачи – это то, что работнику надо будет решать на регулярной основе во время выполнения своих трудовых обязанностей. Следует помнить, что исходя из поставленных в регламенте или должностной инструкции задач, работник будет формировать свою отчетность. Поэтому необходимо составлять документы таким образом, чтобы сотруднику реально можно было постоянно говорить о каких-то своих успехах в работе или о неудачах.

Но самый важный раздел регламента и должностной инструкции – это функции, которые необходимо выполнять сотруднику. Именно этот раздел занимает львиную долю всего документа. Функции напрямую вытекают из ставящихся перед работником задач, поэтому , при грамотном составлении нормативного документа, всегда можно сказать, справляется сотрудник со своими должностными обязанностями или нет.

Еще одним важным моментом, является полнота должностной инструкции. Да, не следует описывать все слишком детально, но и упускать чего-то важного тоже никак нельзя. В этом документе должны быть предусмотрены абсолютно все рабочие ситуации, которые могут возникнуть.

Помимо этого, и регламенты, и инструкции должны быть составлены строго в рамках действующего законодательства, то есть в них должны быть защищены и интересы работников, и интересы работодателей. Поэтому, для грамотного составления нормативных документов, многие организации прибегают к помощи юристов, хорошо разбирающихся в трудовом законодательстве. Эти специалисты помогают составить регламенты для сотрудников всех уровней, они также помогают разрабатывать положения о персональных данных, инструкции по охране труда, основой которых являются соответствующие статьи трудового кодекса и федеральных законов.

Двенадцать правил составления должностной инструкции

В этой статье речь пойдет о корпоративных письменных нормативных документах.

Существует три основные разновидности таких документов:

— положения о структурных подразделениях,
— регламенты выполнения рабочих операций
— и персональные должностные инструкции.

В действительности, с точки зрения техники написания нет никакой разницы между положениями о подразделениях и регламентами операций. Если какой-то рабочий процесс организован просто, прямолинейно, как конвейер, то его проще описать с помощью специального регламента. Если, напротив, результат зарождается в недрах рабочей группы (структурного подразделения) после плохо формализуемых взаимодействий (вдохновение, творческий акт, мозговой штyрм и прочее), то проще воспользоваться шаблоном положения о структурном подразделении. Структура обоих документов останется практически одинаковой, только в регламенте будет акцент на формальных критериях выполнения работы на каждом этапе (при передаче работы и ответственности смежнику), а в положении больше будет сказано об общих целях и задачах подразделения. Что касается персональных должностных инструкций, то они являются просто извлечением, иногда несколько более детализированным, из документов первых двух разновидностей.

Эта статья посвящена общим принципам составления нормативных документов, а не их разновидностям, поэтому в тексте слова «документы», «положения», «регламенты» и «инструкции» будут часто использоваться как синонимы. Теперь перейдем к делу.

Зачем существуют инструкции: Что делать? и Кто виноват?

Все согласятся с тем, что главные достоинства любого нормативного документа – краткость и ясность. Совершенно очевидно, что неясный, то есть двусмысленный или противоречивый документ, просто невозможно исполнять. Также, совершенно очевидно, что пользоваться длинным документом неудобно – его утомительно читать, в нем трудно ориентироваться, в нем легко пропустить что-нибудь важное. Более того, чем длиннее инструкция, тем больше вероятность появления в ней несовместимых или двусмысленных положений. Все это знают, однако большинство должностных инструкций длинные и неясные. В чем дело?

Большинство авторов нормативных документов не вполне понимают, что такое инструкция. Не понимают этого и большинство руководителей, заказывающих эти нормативные документы. И руководители, и исполнители склонны недооценивать и одновременно преувеличивать возможности письменных нормативных документов. С одной стороны, они недооценивают служебные инструкции, полагая, что начальственного рыка вполне достаточно, чтобы вправить подчиненным мозги и направить их на путь истинный. С другой стороны, они наивно полагают, что инструкция может заменить этот самый начальственный рык на то время, когда исполнитель выпадает из поля зрения руководства. И то, и другое заблуждение связано с непониманием скромной роли должностной инструкции в управлении крупной организацией.

В действительности, единственное предназначение нормативного документа – ответить на вопрос исполнителя «Что делать?» перед началом работ и на вопрос руководителя «Кто виноват?» в случае, когда полученный результат не совпал с задуманным. Все остальное должно быть самым безжалостным образом вычищено из должностной инструкции. Это первое правило.

Назначение должностной инструкции – объяснить подчиненному, что от него требуется. Мотивировать подчиненного к выполнению его должностных обязанностей инструкция не может!

В первую очередь оставьте иллюзию, будто прочитав инструкцию, подчиненный бросится ее выполнять. Совсем нет, руководителю придется его мотивировать к этому. Способы мотивации могут быть лучше или хуже. На подчиненного можно наорать, выплатить ему премию, пообещать повышение или пригрозить увольнением и так далее. Важно, что все это никак не связано с его должностной инструкцией. Наличие должностной инструкции избавит руководителя от необходимости каждый раз подробно указывать обязанности подчиненного и позволит сосредоточиться на воспитательной работе.

Если это понятно, можно приступать к «чистке» документа. Исключите из должностной инструкции все призывы, пожелания, обороты типа «исполнитель обязан…», «исполнитель должен…». Все это лишнее. Должностная инструкция должна содержать как можно более простые предложения: «Он побежал…», «Она сделала…». Одно положение должностной инструкции ничуть не менее важно, чем любое другое, поэтому нет необходимости подчеркивать некоторые из них красочными оборотами. Попробуйте выбросить этот мусор и вы увидите, что нормативный документ становится процентов на 20 короче и намного яснее. Это второе правило.

Помните: вы пишете инструкции конкретным людям

Еще одна крайность, в которую часто впадают составители должностных инструкций, это мания описать все и вся. Иногда складывается впечатление, что инструкция для маленьких детей или, наоборот, для зловредных саботажников, которые только и думают, как извратить благородный замысел руководства и обратить его во зло.

Как правило, такие опасения совершенно беспочвенны. Сотрудники вашей организации, скорее всего, искренне желают добросовестно исполнять свои обязанности. Им достаточно внятно объяснить цель их действий, а подходящие средства они найдут сами! Это третье правило. Обратите внимание: более сложные и ответственные функции в организации выполняют самые квалифицированные и опытные специалисты, соответственно, они меньше других нуждаются в длинных, подробных и заумных инструкциях. Представьте себе того человека, которому вы пишете инструкцию – и вы с легким сердцем сократите ее раза в полтора! Если это не так, то может вам обратить внимание на подбор кадров?

Парадокс заключается в том, что для дворника и оператора на атомной электростанции должностные инструкции получатся почти одинаковой длинны!

Кто и зачем читает должностные инструкции, или цели, задачи, функции: от общего к частному

Итак, из нормативного документа следует исключить все необязательные эпитеты и призывы, а также все то, что исполнитель знает безо всякой должностной инструкции просто в силу своего образования, квалификации и опыта. А что же там должно остаться?

Раздел 1 «Общие положения». Содержание этого раздела полностью определяется традициями каждой конкретной организации и практически не влияет на качество самого документа. Каждый юрист или кадровик имеет свое представление о том, как должен выглядеть этот раздел. Оставим его на их усмотрение. Отметим только, что этот раздел должен быть унифицирован во всех корпоративных документах. Если этого не будет, то значение приобретут не сами формулировки, а различия в них. Зачем вам это надо?

Раздел последний «заключительные положения» То же самое.

Раздел 2 «Цели и задачи». С этого раздела собственно и начинается нормативный документ. Если общие и заключительные положения можно написать «на автопилоте» или просто позаимствовать из другого документа, то к «Целям и задачам» нужно приступать четко понимая, зачем вообще вы взялись за этот документ. Следующий раздел «Функции» можно поручить составлять подчиненному, которому в будущем предстоит эти функции осуществлять, но «Цели и задачи» должен определить руководитель лично. Как бы ни был для него мучителен этот процесс, это и есть его основная работа.

Как правильно сформулировать цели?

Правило четвертое: цели должны быть одного масштаба. Вспомните анекдот о собрании, где на повестке дня стояло два вопроса:

2. строительство коммунизма.

Подумайте, если вы пишете инструкцию строительства коммунизма, то зачем вам сарай? А если – починки сарая, то причем коммунизм?

Правило пятое: избегайте указания второстепенных и побочных целей. Предположим, ваш путь проходит по маршруту А – Б – В. Если вы указали в качестве цели пункт В, то не стоит упоминать пункт Б – вы и так там будете!

Правило шестое: избегайте несвязанных или, еще хуже, противоположных целей. Помните пословицу: «В огороде бузина, а в Киеве дядька».

И в заключении о целях: не бойтесь декларативных целей. Цель может быть в принципе недостижимой. Если воспользоваться аналогией с Боевым уставом, то цель – это то, что в боевом приказе на наступление называется «направлением дальнейшего движения». Важно, чтобы ваши подчиненные не перепутали тыл с фронтом, все остальное – детали.

Теперь о задачах.

Правило седьмое: в отличие от целей задачи должны быть достижимыми. Более того, задачи должны быть измеряемы! Выполнение поставленных задач должно быть измеряемо в штуках или рублях, тоннах или километрах в зависимости от специфики организации.

Закройте глаза и представьте вашего подчиненного, которому вы только что указали цели и поставили вот эти самые задачи. Представьте теперь его же спустя некоторое время, докладывающего о выполнении этих задач. Какие доказательства успешной работы вы от него ожидаете? Если вы сам не можете представить, как ваш подчиненный будет отчитываться о выполненной работе – значит вы плохо поставили задачу!

Помните: формулируя задачу, вы тем самым определяете форму отчетности!

Правило восьмое: задачи должны соответствовать целям. Каждой цели может соответствовать несколько непосредственных задач. Каждая задача может вести к достижению нескольких целей. Это нормально. А вот чего не может быть, так это задачи, которая бы не вела хотя бы к одной из ранее поставленных целей. Также не может быть, чтобы для ранее поставленной цели не нашлось хотя бы одной конкретной задачи.

Продолжая аналогию с Боевым уставом, заметим, что цели и задачи соотносятся как объект атаки (наступления) с направлением дальнейшего движения. Проще говоря, конкретная задача никак не может лежать совсем уж в стороне от общей цели.

Раздел 3 «Функции» занимает по объему около 60% всего документа. Это важнейшая часть нормативного документа. Однако, если вы правильно сформулировали цели и задачи, трудностей с описанием функций у вас не возникнет.

Правило девятое: задачи и функции соотносятся так же, как цели и задачи. Представьте «самого» шефа, начальника подразделения и специалиста-исполнителя. То, что шеф указал начальнику как конкретную задачу, для специалиста является общей целью, к которой он хотя и стремится, но за которую он лично не отвечает. Его конкретной задачей будет то, что ему укажет его непосредственный начальник, то есть как раз то, что в нормативном документе будет называться «функцией».

Повторим правила семь и восемь. Функции должны быть выполнимы, то есть функция должна быть сформулирована так, чтобы в любой конкретной ситуации на вопрос: «выполнено или нет», можно было ответить односложно. «Да, да», «нет, нет»; а что сверх этого, то от лукавого». Функции должны соответствовать задачам. Подумайте, если ваш подчиненный выполнит все предписанные ему функции, то сможете ли вы подготовить приемлемый доклад шефу?

Теперь остановимся на лингвистических, если так можно выразиться, аспектах техники составления должностных инструкций.

Правило десятое. Формулируя цели, задачи и функции, используйте одну и туже конструкцию предложения. Например:

Цели:

  1. ускорение развития страны,
  2. подъем трудовой активности масс,
  3. формирование нового человека,
  4. утверждение социалистического образа жизни.

Соответствующие задачи:

  1. поднять благосостояние советских людей на качественно новую ступень,
  2. обеспечить такие уровень и структуру потребления материальных, социальных, и культурных благ, которые.

Вытекающие из указанных целей и задач функции (действия):

  1. намечается удвоить объем ресурсов, направляемых.
  2. партия придает особое значение усилению.
  3. предстоит осуществить комплекс мер.
  4. будет проводиться линия на.
  5. будет делаться все необходимое для.
  6. будут продолжены ускоренный рост и совершенствование распределения.
  7. партия считает задачей первостепенной важности.
  8. намечается осуществление крупных мер по созданию современной сферы обслуживания,
    партия считает делом особой социальной значимости ускорение решения жилищной проблемы и так далее.

Обратите внимание: цели сформулированы с помощью предложений с подлежащими-существительными без сказуемых-глаголов. Задачи сформулированы иначе – с использованием глаголов в неопределенной форме. При формулировании функций использовано несколько конструкций: «намечается/предстоит осуществить то-то и то-то», «будет сделано то-то и то-то», «партия считает важнейшим делом/задачей то-то и тот-то». Возможно, различия имеют под собой какую-то основу, а может быть все это исключительно для красоты. Если вы пишете не новую программу КПСС, то лучше воздержитесь от лишних красивостей.

Почему важно придерживаться единого стиля? Да, просто потому что стилистический разнобой отвлекает инструктируемого, заставляет задумываться, а нет ли здесь скрытого смысла? Зачем забивать голову лишним – пишите проще!

Правило одиннадцатое. Инструкция должна быть исчерпывающей, то есть описывать все действия, которые могут потребоваться от подчиненного. Как убедиться, что с этим все в порядке?

Есть один технический прием. Включите в регламент рабочей операции раздел «обязанности должностных лиц в связи с исполнением настоящего регламента». Аккуратно выпишите всех должностных лиц, упомянутых в разделах «Цели и задачи» и «Функции». Аккуратно распределите все функции между этими должностными лицами. Остались лишние функции, которые непонятно кто выполняет? Остались должностные лица, которым не досталось ни одной функции?

Обратите внимание, что система нормативных документов – это целостная система. Положения о структурных подразделениях должны сопрягаться с регламентами рабочих операций. Персональные должностные инструкции, по существу, представляют собой один из разделов положения о подразделении, оформленный в отдельный документ исключительно для удобства пользователей. Поэтому старайтесь использовать во всех документах одинаковые формулировки – смотри правило десятое.

Правило двенадцатое: люди – для того, чтобы принимать решения. Многие авторы инструкций стараются описать ситуацию, когда все нормально. Но инструкция нужна как раз в тот момент, когда что-то происходит не так. Большинство инструкций оказываются бессильными в этот момент. Что же делать?

Реакций на нештатную ситуацию может быть только две: принять решение самому или доложить «по команде». Если вы не решаетесь прямо доверить подчиненному принимать определенные решения – не стесняйтесь включить в должностную инструкцию обязанность доложить о ЧП. Избавьте подчиненного от участи буриданова осла. Особенно важно обеспечить целостность регламента операции. Не поленитесь нарисовать блок-схему всего процесса. Убедитесь, что на каждой развилке есть четкое указание, что делать: передать работу дальше, вернуть обратно, направить в вышестоящую инстанцию или бросить в корзину для бумаг.

Мы рассмотрели двенадцать правил составления нормативных документов. Мы утверждаем, что следование этим правилам сделает нормативные документы ясными, пригодными для использования в реальной жизни. Что касается краткости, то приведем пример. Автору пришлось анализировать инструкцию по кредитованию коммерческого банка. Исходный текст состоял из 13,026 слов или 92,187 символов. После обработки текст сократился до 6,011 слов и 42,246 символов.

Увы, проблема составления кратких и ясных нормативных документов не сводится к решению чисто технических вопросов. В большинстве случаев и заказчики и авторы документов целенаправленно, хотя и бессознательно, «размывают» и «раздувают» должностные инструкции. Тем самым они создают определенный «люфт» в отношениях. И начальники и подчиненные получают возможность маневрировать. Начальники избавляются от необходимости четко ставить задачи, подчиненные – безупречно их исполнять, и те и другие избавляются от необходимости отвечать за свою работу.

Должностная инструкция (регламент) — порядок разработки и утверждения

В Трудовом кодексе Российской Федерации не содержится понятия должностной инструкции (регламента). Вместе с тем она является важным документом, регулирующим должностные права и обязанности работника.

Должностная инструкция — это документ, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, установления его должностных обязанностей, прав и ответственности, а также квалификационных требований, предъявляемые к занимаемой должности.

Это важно знать:  Координатор проекта: должностные обязанности

Должностная инструкция является документом, содержащим весь перечень трудовых обязанностей работника.

Как правило, должностные инструкции разрабатывают на основе квалификационных характеристик или на основании профессиональных стандартов, которые утверждены Минтрудом России.

На основе квалификационных характеристик разрабатываются должностные инструкции для конкретных работников, при составлении которых уточняются обязанности, предусмотренные в характеристиках, с учетом особенностей организации производства, труда и управления, технологии выполнения трудовых процессов.

Цели разработки должностной инструкции и должностного регламента:

  1. создание организационно-правовой основы служебной деятельности должностных лиц;
  2. повышение ответственности должностных лиц за результаты их деятельности;
  3. обеспечение объективности при аттестации сотрудника, поощрении или наложении дисциплинарного взыскания;

Тщательно проработанная должностная инструкция — это возможность для работодателя потребовать от работника надлежащей работы, инструмент в борьбе с нерадивыми работниками, уклоняющимися от своих обязанностей.

Что должно быть в должностной инструкции

Приступая к разработке должностной инструкции, составителю следует исходить из структуры предприятия, особенностей структурного подразделения, в котором числится соответствующая должность, особенностей работы лиц, замещающих должности, по которым разрабатывается инструкция.

Таким образом, к разработке инструкции просто необходимо привлекать руководителя структурного подразделения, которому подчиняется работник, а также начальника отдела кадров.

Должностная инструкция определяет положение работника в правовых отношениях. Запись правовых отношений делается с помощью следующих юридических категорий:

В настоящее время сложился традиционный подход к составлению должностной инструкции, согласно которому должностная инструкция состоит из пяти разделов.

Раздел 1 «Общие положения». Содержится область деятельности работника с указанием:

  • категории должности, определяемой в соответствии с ОКПДТР — руководитель, специалист, технический исполнитель;
  • порядок назначения и освобождения от должности, а также замещения во время его отсутствия;
  • квалификационные требования;
  • подчиненность работника;
  • перечень нормативных документов, которыми должен руководствоваться работник в своей деятельности.

Раздел 2 «Функции работника» , в котором перечисляются основные направления деятельности работника.

Раздел 3 «Должностные обязанности работника» — определены конкретные виды работ, выполняемые работником.

Раздел 4 «Права работника» — закрепляются полномочия, необходимые работнику для выполнения возложенных на него обязанностей.

Раздел 5 «Ответственность работника» — регламентируется персональная ответственность работника.

Более подробно о том, какие положения должны быть включены в данные разделы можно прочитать в статье по ссылке.

Порядок разработки и утверждения должностной инструкции

Поскольку порядок составления инструкции нормативными правовыми актами не урегулирован, работодатель самостоятельно решает, как ее оформить и вносить в нее изменения.

Практика показывает, что должностная инструкция на некоторых предприятиях является приложением к трудовому договору. Также встречаются случаи, когда должностная инструкция утверждаться как самостоятельный документ.

Внесение изменений в должностную инструкцию

Внесение изменений в должностную инструкцию может быть связано с изменением обязательных условий трудового договора.

Если инструкция является приложением к трудовому договору, целесообразно вносить одновременно изменения в трудовой договор и должностную инструкцию путем подготовки дополнительного соглашения.

Если должностная инструкция была утверждена как отдельный документ и при этом внесение в нее изменений не влечет за собой необходимость изменения обязательных условий трудового договора, удобнее всего утвердить должностную инструкцию в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника. Должностная инструкция, как правило, составляется в двух экземплярах, один из которых по просьбе работника может быть ему вручен.

Соотношение должностной инструкции и профессиональных стандартов

Отдельно стоит рассмотреть вопрос об изменении должностной инструкции в связи с применением квалификационных справочников или недавно введенных профессиональных стандартов и о несоответствии инструкции таким документам.

Так, один из работников в суде оспорил новую должностную инструкцию, которая была изменена работодателем в связи с введением в действие новых профессиональных стандартов. Доводы работника свидетельствовали, что ему вменили новую обязанность — организацию работы учреждения, руководство отделением и специалистами, что являлось, по его мнению, новой трудовой функцией.

Таким образом, если по конкретной профессии имеются профстандарты, необходимо учитывать их положения при разработке должностных инструкции

Должностные инструкции разрабатываются руководителем структурного подразделения под руководством кадровой службы и согласовываются с юридической службой.

Изменение трудовых обязанностей в должностной инструкции

Можно ли добавить работнику новые обязанности? Такой вопрос нередко возникает у работодателей, желающих оптимизировать рабочий процесс и распределить объем работы между меньшим числом работников.

На практике попытки внести дополнительные обязанности в должностную инструкцию не всегда успешны.

Ознакомление работника с должностной инструкцией

По общему правилу работник должен быть ознакомлен с должностной инструкцией лично и под расписку. Отсутствие письменного подтверждения факта ознакомления с инструкцией не позволяет применить к работнику меры ответственности за нарушение конкретных обязанностей.

Основными способами подтверждения ознакомления работника с должностной инструкцией признаются судами следующие:

  1. проставление подписи работника непосредственно на листах должностной инструкции. Такой способ наиболее точно отвечает принципу добросовестности намерений сторон, вызывает доверие у правоприменительных и инспектирующих органов, так как не позволяет подменить или дополнить содержание документа без ведома работника;
  2. фиксация подписи работника на отдельном листе ознакомления. Лист ознакомления может быть предусмотрен как для каждого отдельного вида нормативных актов организации (должностной инструкции, правил внутреннего трудового распорядка, графика сменности и т.д.), так возможно и наличие единого листа ознакомления со всем массивом локальных актов организации;
  3. включение соответствующего условия в трудовой договор. Условие о доведении инструкции до сведения работника включается в содержание трудового договора, и работник, подписывая договор, тем самым дает расписку одновременно и об ознакомлении. Суды признают наличие такого условия в подписанном сотрудником договоре как доказательство возложения на него должностных обязанностей при рассмотрении любых категорий дел, включая споры о незаконности увольнения.
Следующая
Должностные инструкцииНачальник автоколонны: должностные обязанности

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock detector