+7 (499) 322-30-47  Москва

+7 (812) 385-59-71  Санкт-Петербург

8 (800) 222-34-18  Остальные регионы

Бесплатная консультация с юристом!

Порядок утверждения должностной инструкции: как утвердить и кто должен подписывать

Ваш персональный гид в мире документов

Страницы

06 августа, 2014

Как оформить правильно утверждение документа

Утверждение документа — это способ его удостоверения, придания документу юридической силы, а также подтверждение его подлинности. Утверждение документа осуществляется с помощью грифа утверждения документа.

В любой организации должен быть примерный перечень документов, подлежащих утверждению (см. ниже). Он закрепляется в инструкции по делопроизводству организации.

Гриф утверждения документа проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.

Способы утверждения документа:

  • Должностным лицом.
  • Специально издаваемым документом.

Оба способа имеют одинаковую юридическую силу. Издаваемый документ (приказ, распоряжение, решение, протокол) рекомендуется составлять в тех случаях, когда требуются дополнительные разъяснения по применению и исполнению утверждаемого документа.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, его классного чина (при необходимости), личной подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения:

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
подпись
31 декабря 2018 г.

Допускается центрировать гриф утверждения относительно самой длинной строки.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне, а документ не должен оформляться на бланке.

При утверждении документа, который составлен не на бланке (акт, договор), наименование организации при указании должности лица, утвердившего документ, указывается полностью. Полное наименование организации указывается и в том случае, если документ утверждается руководителем вышестоящей организации.

При утверждении документа приказом, решением, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера:

УТВЕРЖДЕНО
приказом
от № 01–02/75

Если приказом (распоряжением) утверждаются несколько документов , то в правом верхнем углу каждого из них проставляется номер приложения, на который дана ссылка в тексте приказа (распоряжения) и гриф утверждения, например:

УТВЕРЖДЕНО
приказом
от № 01–01/35

Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение — УТВЕРЖДЕНО , программа — УТВЕРЖДЕНА , мероприятия — УТВЕРЖДЕНЫ.

Датой утверждаемого документа является не дата его подписания, а дата утверждения.

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению:

  1. Акты (проверок и ревизий, приема законченных строительством объектов, оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций).
  2. Договоры (о производстве работ, снабжении, аренде помещений; о поставках, подрядах, сотрудничестве, материальной ответственности ).
  3. Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение , и технологических работ; технические ).
  4. Заявки (на оборудование, изобретения ).
  5. Инструкции (правила) (должностные; о ведении делопроизводства; по технике безопасности; внутреннего трудового распорядка ).
  6. Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников ).
  7. Отчеты (о производственной деятельности, командировках, работах ).
  8. Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документов, образующихся в деятельности министерств, госкомитетов и других организаций с указанием сроков хранения ).
  9. Планы (производственные; , , работ; внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; работы коллегий ).
  10. Положения (уставы) (о министерстве; структурном подразделении; премировании; уставы предприятий ).
  11. Программы (проведения работ и мероприятий; командировок ).
  12. Расценки на производство работ.
  13. Сметы (расходов на содержание аппарата управления; на капитальное строительство ).
  14. Стандарты.
  15. Структура и штатная численность.
  16. Тарифные ставки.
  17. Формы унифицированных документов.
  18. Штатные расписания и изменения к ним.

Порядок разработки и утверждения должностных инструкций

1.1. Настоящие методические рекомендации «Порядок разработки и утверждения должностных инструкций работников» подготовлены с целью совершенствования на единой организационно-методической основе документационного обеспечения управления трудовой деятельностью и повышения его эффективности путем унификации управленческих документов и технологии работы с ними.

1.2. Методические рекомендации определяют общие правила оформления, структуру и содержание должностных инструкций, а также принципы и порядок их разработки, согласования, утверждения и введения в действие.

1.3. Должностная инструкция является основным организационно-правовым документом, определяющим задачи, функции, обязанности, права, ответственность работников и предъявляемые к ним квалификационные требования.

1.4. Разработка и практическое использование должностных инструкций направлены на совершенствование нормативно-правовой базы трудовой деятельности, повышение ответственности кадров за результаты своей работы, обеспечение большей объективности при аттестации работников, их поощрении и при наложении на них дисциплинарных взысканий.

1.5. Должностные инструкции разрабатываются исходя из задач и функций, возложенных на учреждение в соответствии с его штатным расписанием, с соблюдением требований законодательства, действующих нормативно-правовых актов.

1.6. Должностная инструкция составляется по каждой штатной должности, носит обезличенный характер и объявляется работнику под расписку при заключении трудового контракта (договора), в т.ч. при перемещении на другую должность, а также при временном исполнении обязанностей по должности.

II. Структура, содержание и оформление должностной инструкции

2.1. В должностной инструкции указывают наименование учреждения, конкретной должности, реквизиты согласования и утверждения (Приложение 1).

Это важно знать:  Старший продавец: должностные обязанности

2.2. Должностная инструкция состоит из четырех основных разделов:

2.3. В разделе «Общие положения» указывают:

— уровень образования и дополнительной профессиональной подготовки работника, необходимый для выполнения предусмотренных должностных обязанностей;

— требования к стажу работы по специальности;

— основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний и профессиональных навыков, а также знаний нормативно-правовых документов, методических материалов, методов и средств, применяемых при выполнении должностных обязанностей;

— основополагающие организационно-правовые документы, на основании которых работник осуществляет служебную деятельность и реализует свои полномочия;

— перечень структурных подразделений и (или) отдельных должностей работников, непосредственно подчиненных ему по службе (если таковые имеются);

— порядок замещения работника и исполнения должностных обязанностей в случае его временного отсутствия.



В раздел могут быть включены другие требования и положения, конкретизирующие и уточняющие статус работника и условия его деятельности.

2.4. В разделе «Должностные обязанности» указывают обязанности работника с учетом задач и функций конкретного структурного подразделения учреждения здравоохранения с подробным изложением основных направлений его трудовой деятельности. Перечень должностных обязанностей может быть дополнен или сокращен в зависимости от внешних и внутренних условий деятельности учреждения.

2.5. В разделе «Права» приводят перечень прав работника. Допускается конкретизировать те или иные права с учетом специфики выполняемых работником должностных обязанностей.

2.6. В разделе «Ответственность» указывают меру ответственности работника за несоблюдение трудовых обязанностей. В данном разделе также указывают, каким образом материально ответственное лицо несет в соответствии с законодательством Российской Федерации материальную ответственность за ущерб, причиненный учреждению. В раздел могут быть включены другие пункты, уточняющие и конкретизирующие ответственность работника.

2.7. Неотъемлемой частью должностной инструкции является лист ознакомления (Приложение 2). Допускается размещение отметки об ознакомлении работника с инструкцией на листе самой должностной инструкции. В данном случае соответствующая отметка должна обязательно включать дату и подпись работника.

2.9. При подготовке должностных инструкций рекомендуется применять текстовый редактор Word с использованием шрифтов Times New Roman размером N 12, 13, 14 через 1-1,5 интервала.

2.10. Гриф утверждения должностной инструкции располагают в правом верхнем углу документа. Должностная инструкция утверждается руководителем учреждения или специально издаваемым документом (приказом или распоряжением). При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова Утверждаю (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. При утверждении должностной инструкции приказом или распоряжением гриф утверждения состоит из слова Утверждено, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

II. Порядок согласования, утверждения и введения в действие
должностной инструкции

3.1. Должностная инструкция должна быть согласована с соответствующим юридическим отделом (юрисконсультом) учреждения. При необходимости она согласовывается с другими функциональными подразделениями учреждения, руководителем вышестоящего органа управления, руководителем структурного подразделения, в штатное расписание которого входит указанная должность, заместителями руководителя учреждения, курирующими соответствующие структурные подразделения и виды деятельности.

3.2. Должностная инструкция утверждается руководителем учреждения или другим уполномоченным на это должностным лицом.

3.3. Согласованную и утвержденную должностную инструкцию нумеруют, шнуруют, заверяют печатью учреждения и хранят в отделе кадров в соответствии с установленным порядком ведения делопроизводства.

3.4. Для текущей работы с подлинника должностной инструкции снимают заверенную копию, которую выдают работнику и руководителю соответствующего структурного подразделения учреждения.

3.5. Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения руководителем учреждения или другим должностным лицом, уполномоченным на это, и действует до ее замены новой должностной инструкцией, разработанной и утвержденной в соответствии с настоящими методическими рекомендациями.

3.6. Требования должностной инструкции являются обязательными для работника с момента его ознакомления с инструкцией под расписку и до перемещения на другую должность или увольнения, о чем делается запись в соответствующей графе листа ознакомления.

Образец оформления должностной инструкции

Порядок утверждения должностной инструкции: как утвердить и кто должен подписывать

МИНИСТЕРСТВО ЭКОЛОГИИ И ПРИРОДНЫХ РЕСУРСОВ РЕСПУБЛИКИ ТАТАРСТАН

от 28 ноября 2011 года N 488-п

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О ПОРЯДКЕ РАЗРАБОТКИ, СОГЛАСОВАНИЯ, УТВЕРЖДЕНИЯ И ВВЕДЕНИЯ В ДЕЙСТВИЕ ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

В соответствии с требованиями Трудового кодекса Российской Федерации, в целях определения единых требований к разработке и утверждению должностных инструкций работников Министерства экологии и природных ресурсов Республики Татарстан ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить Положение о порядке разработки, согласования, утверждения и введения в действие должностной инструкции (Приложение 1).

2. Утвердить Лист согласования должностной инструкции (Приложение 2).

3. Утвердить Лист ознакомления с должностной инструкцией (Приложение 3).

4. Начальникам структурных подразделений министерства обеспечить подготовку и утверждение должностных инструкций по должностям согласно штатному расписанию в соответствии с требованиями Положения о порядке разработки, согласования, утверждения и введения в действие должностной инструкции. Срок до 10.12.2011.

5. Отделу делопроизводства довести настоящий Приказ до всех структурных подразделений министерства.

6. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на первого заместителя министра Р.И.Камалова.

Приложение 1. ПОЛОЖЕНИЕ О ПОРЯДКЕ РАЗРАБОТКИ, СОГЛАСОВАНИЯ, УТВЕРЖДЕНИЯ И ВВЕДЕНИЯ В ДЕЙСТВИЕ ДОЛЖНОСТНЫХ ИНСТРУКЦИЙ

Приложение 1
к Приказу
от 28 ноября 2011 года N 488-п

I. Общие положения

1.1. Должностная инструкция — нормативный организационно-правовой документ, утверждаемый Министром экологии и природных ресурсов Республики Татарстан, в котором определены квалификационные требования, предъявляемые к должностному лицу, работнику, определяющий задачи, основные права, обязанности и ответственность должностного лица, работника министерства при осуществлении ими служебной, трудовой деятельности согласно занимаемой должности в соответствии с трудовым договором.

Это важно знать:  Ветеринарный фельдшер: должностные обязанности

Должностная инструкция составляется руководителем структурного подразделения на каждую штатную должность, носит обезличенный характер и объявляется работнику под расписку при заключении трудового договора, в том числе при перемещении, переводе на другую должность, а также при временном исполнении обязанностей по должности.

1.2. Должностные инструкции разрабатываются для реализации следующих целей:

— рациональное разделение труда;

— повышение эффективности труда;

— создание организационно-правовой основы трудовой деятельности работников;

— регламентация взаимоотношений работника и работодателя;

— обеспечение объективности и обоснованности при аттестации сотрудника, его поощрении и при наложении на него дисциплинарного взыскания;

— организация оптимального обучения, подготовки и повышения квалификации кадров;

— укрепление трудовой дисциплины в министерстве;

— составление трудовых договоров;

— разрешение трудовых споров.

1.3. Должностная инструкция разрабатывается исходя из задач и функций, возложенных на должностное лицо, в соответствии со штатным расписанием министерства, Правилами внутреннего трудового распорядка, с соблюдением Конституции Российской Федерации, Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативно-правовых актов.

Нормативная база деятельности, основополагающие нормативные и организационно-правовые документы, на основании которых должностное лицо, работник осуществляют служебную (трудовую) деятельность и реализуют свои полномочия, следующие:

— федеральные и республиканские законы;

— указы Президента Российской Федерации, Президента Республики Татарстан;

— постановления Правительства Российской Федерации, постановления Правительства Республики Татарстан;

— нормативные правовые акты министерств и ведомств Российской Федерации;

— нормативно-правовые акты министерства;

— положение о структурном подразделении;

— должностная инструкция и т.д.

II. Порядок разработки, оформления, утверждения и введения должностных инструкций

3.1. При разработке должностных инструкций необходимо соблюдать следующие требования к их оформлению:

Должностная инструкция должна иметь следующие реквизиты:

— гриф утверждения Министром экологии и природных ресурсов Республики Татарстан;

— полное наименование должности и структурного подразделения в соответствии со штатным расписанием;

— гриф согласования (см. Приложение 2);

— гриф ознакомления (см. Приложение 3).

3.2. Разработку должностных инструкций осуществляют непосредственные руководители работников, руководители соответствующих структурных подразделений организации.

3.3. Должностные инструкции согласовываются с первым заместителем министра, заместителем министра, курирующим соответствующее подразделение, начальником управления по направлению деятельности, отделом правового обеспечения, начальником отдела кадров и утверждаются министром.

3.4. Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения министром и действует до ее замены новой должностной инструкцией.

3.5. После утверждения должностной инструкции должностное лицо, работник, для которого она составлена, своей подписью с указанием даты удостоверяет, что с инструкцией ознакомился и принял ее к руководству.

3.6. Требования должностной инструкции являются обязательными для работников с момента их ознакомления с инструкцией под роспись и до перемещения на другую должность или увольнения, о чем делается запись в соответствующей графе Листа ознакомления.

3.7. Ответственность за наличие должностных инструкций у работников возлагается на руководителей структурных подразделений.

3.8. Для текущей работы начальник соответствующего структурного министерства обязан иметь копию должностной инструкции, заверенную печатью отдела государственной службы и кадров министерства.

3.9. Оригинал должностной инструкции вместе с Листом ознакомления хранится в отделе государственной службы и кадров министерства.

3.10. Срок хранения должностных инструкций, утративших силу в связи заменой их новыми, составляет 75 лет.

III. Требования к составу и содержанию должностных инструкций

2.1. Должностная инструкция состоит из разделов:

2.3. В разделе «Общие положения» содержатся следующие сведения организационного характера:

1) наименование должности в соответствии со штатным расписанием;

2) требования, предъявляемые к образованию и стажу работы (квалификационные требования), уровень профессиональной подготовки работника, необходимый для данной должности (образование, стаж работы, необходимость теоретической и практической подготовки и пр.);

3) непосредственная подчиненность (кому непосредственно подчиняется данное должностное лицо, работник);

4) порядок назначения и освобождения от должности, кем и по чьему представлению назначается, перемещается и освобождается работник от занимаемой должности;

5) наличие и состав подчиненных (при их наличии), перечисляется персонал, которым руководит данный работник, должностное лицо;

6) порядок замещения (кто замещает данное должностное лицо, работника во время его отсутствия, кого замещает данное должностное лицо, работник);

7) возможность совмещения должностей, профессий и функций;

8) основная задача деятельности работника, т.е. целевое назначение должности в системе оперативного управления министерства;

9) порядок и периодичность прохождения работником аттестации на соответствие замещаемой должности;

10) местонахождение рабочего места данного должностного лица;

11) перечень закрепленного оборудования, устройств и аппаратов;

12) основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а также знаний нормативных правовых актов, методов и средств, которые работник должен уметь применять при выполнении должностных обязанностей.

В раздел могут быть включены другие требования и положения, конкретизирующие и уточняющие статус должностного лица, работника и условия его деятельности.

2.4. Раздел «Права» содержит перечень прав работника, предусмотренных законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также конкретизирует права работника с учетом специфики выполняемых им должностных обязанностей.

1) в соответствии со ст. 21 Трудового кодекса РФ работник имеет право на:

— заключение, изменение и расторжение трудового договора в порядке и на условиях, которые установлены Трудовым кодексом, иными федеральными законами;

— предоставление ему работы, обусловленной трудовым договором;

— рабочее место, соответствующее государственным нормативным требованиям охраны труда и условиям, предусмотренным коллективным договором;

— своевременную и в полном объеме выплату заработной платы в соответствии со своей квалификацией, сложностью труда, количеством и качеством выполненной работы;

Это важно знать:  Монтер пути: должностные обязанности

— отдых, обеспечиваемый установлением нормальной продолжительности рабочего времени (Трудовой распорядок), сокращенного рабочего времени для отдельных профессий и категорий работников, предоставление еженедельных выходных дней, нерабочих праздничных дней, оплачиваемых ежегодных отпусков;

— полную достоверную информацию об условиях труда и требованиях охраны труда на рабочем месте;

— профессиональную подготовку, переподготовку и повышение своей квалификации в порядке, установленном настоящим Трудовым кодексом, иными федеральными законами;

— объединение, включая право на создание профессиональных союзов и вступление в них для защиты своих трудовых прав, свобод и законных интересов;

— ведение коллективных переговоров и заключение коллективных договоров и соглашений через своих представителей, а также на информацию о выполнении коллективного договора, соглашений;

— защиту своих трудовых прав, свобод и законных интересов всеми не запрещенными законом способами;

— разрешение индивидуальных и коллективных трудовых споров, включая право на забастовку, в порядке, установленном настоящим Трудовым кодексом, иными федеральными законами;

— возмещение вреда, причиненного ему в связи с исполнением трудовых обязанностей, и компенсацию морального вреда в порядке, установленном настоящим Трудовым кодексом, иными федеральными законами;

— обязательное социальное страхование в случаях, предусмотренных федеральными законами.

2.5. Раздел «Должностные обязанности» определяет совокупность определенных в установленном законом порядке необходимых действий, которые должно совершать должностное лицо, работник для обеспечения исполнения занимаемой им должности в целях реализации закрепленной трудовой функции.

1) в этом разделе должны быть определены и четко сформулированы основные функции работника и обязанности, выполняемые по их реализации. При составлении раздела необходимо руководствоваться Положением о структурном подразделении. Все функции, возложенные на подразделение, должны входить в круг должностных обязанностей его работников. При этом важно так разграничить обязанности между сотрудниками подразделения, чтобы исключить дублирование в их работе.

Конкретные должностные обязанности определяются в зависимости от занимаемой должности, профессии на основе цели деятельности (предмета ведения, участка работы) должностного лица, работника и основных задач, которые ему необходимо выполнить для достижения цели.

2) в соответствии со ст. 21 Трудового кодекса РФ работник обязан:

добросовестно исполнять свои трудовые обязанности, возложенные на него трудовым договором;

соблюдать правила внутреннего трудового распорядка;

соблюдать трудовую дисциплину;

выполнять установленные нормы труда;

соблюдать требования по охране труда и обеспечению безопасности труда;

бережно относиться к имуществу работодателя (в том числе к имуществу третьих лиц, находящемуся у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества) и других работников;

незамедлительно сообщить работодателю либо непосредственному руководителю о возникновении ситуации, представляющей угрозу жизни и здоровью людей, сохранности имущества работодателя.

Данные требования также относятся к обязательным должностным обязанностям и могут быть внесены в раздел «Должностные обязанности» должностной инструкции.

2.6. В разделе «Ответственность» детально формулируются виды и показатели ответственности, установленной Трудовым кодексом Российской Федерации, к которой могут привлекаться должностные лица, работники в зависимости от совершенных ими проступков.

В зависимости от возложенных на должностного лица, работника должностных обязанностей в должностей инструкции могут быть установлены следующие виды его ответственности:

— за совершение дисциплинарного проступка, то есть за неисполнение или ненадлежащее исполнение им по его вине возложенных на него должностных обязанностей должностной инструкции в пределах, определенных Трудовым кодексом;

— за совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения — в пределах, определенных административным, гражданским и уголовным законодательством Российской Федерации;

— за причинение ущерба организации в случае необеспечения сохранности имущества, находящегося в его распоряжении (материальная ответственность), — в пределах, определенных Трудовым кодексом.

IV. Порядок пересмотра и внесения изменений в должностные инструкции

Внесение изменений в должностную инструкцию может быть связано с изменением обязательных условий трудового договора, в случаях изменения структуры министерства, методов управления, изменения зоны обслуживания и пр. В этом случае должны быть соблюдены требования о заблаговременном письменном уведомлении об этом работника. И только после того, как работник согласился на продолжение трудовых отношений, вносятся изменения в должностную инструкцию.

Если инструкция является приложением к трудовому договору, целесообразно вносить одновременно изменения в трудовой договор и должностную инструкцию путем подготовки дополнительного соглашения.

Если должностная инструкция была утверждена как отдельный документ и при этом внесение в нее изменений не влечет за собой необходимости изменения обязательных условий трудового договора, должностная инструкция утверждается в новой редакции.

Приложение 2. Лист согласования должностной инструкции

Приложение 2
Приказу
от 28 ноября 2011 года N 488-п

____________________________________________________ _________ ____________

(должность руководителя структурного подразделения) (подпись) (ф.и.о.)

заместитель министра ___________ __________________ _______________________

Заместитель министра __________________ _______________________

правового обеспечения __________________ _______________________

государственной службы и кадров __________________ _______________________

Приложение 3. Лист ознакомления с должностной инструкцией

Приложение 3
к Приказу
от 28 ноября 2011 года N 488-п

Фамилия, имя,
отчество (лица),
назначаемого на
должность
гражданской
службы

Дата и подпись
гражданского
служащего (лица)
после ознакомления с
должностным
регламентом и
получения его копии

Номер и дата
приказа о
назначении на
должность
гражданской
службы

Дата и номер
приказа об
освобождении от
занимаемой
должности
гражданской
службы

Следующая
Должностные инструкцииКто готовит должностные инструкции на сотрудников в организации

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock detector