+7 (499) 322-30-47  Москва

+7 (812) 385-59-71  Санкт-Петербург

8 (800) 222-34-18  Остальные регионы

Бесплатная консультация с юристом!

Лист ознакомления с должностной инструкцией (образец)

Содержание статьи

Как сотрудник может быть ознакомлен с должностной инструкцией: лист и журнал ознакомления

Важной обязанностью работодателя является предоставление сотруднику на ознакомление внутренних документов организации, имеющих прямое отношение к трудовым функциям последнего (ст. 68 Трудового кодекса РФ, далее — ТК РФ).

Должностная инструкция (далее — ДИ) как один из локальных актов работодателя также должна быть изучена сотрудником с целью понимания и соблюдения указанных в ДИ требований к должности, своих прав, обязанностей и ответственности.

Подробнее об оформлении должностной инструкции рассказывается в статье Обязательна ли должностная инструкция в организации?.

Факт прочтения сотрудником документов подтверждается его собственноручной подписью. Виза ознакомления состоит из фразы «С должностной инструкцией ознакомлен» и следующей информации:

  • наименования должности;
  • собственноручной подписи;
  • Ф. И. О.;
  • даты прочтения.

Обратите внимание! Виза ознакомления с ДИ может быть проставлена как на печатной версии, так и на отдельном документе — листе или журнале ознакомления с должностными инструкциями.

Содержание и формат данных документов определяются работодателем самостоятельно.

Образец журнала ознакомления с ДИ доступен для скачивания по ссылке: Журнал ознакомления с должностными инструкциями (образец).

Выписка из должностной инструкции

Обратите внимание! Выписка из должностной инструкции представляет собой документ, копирующий отдельные части ДИ.

Оформление выписки из ДИ целесообразно, когда:

  • ДИ содержит конфиденциальные сведения и их нельзя передавать третьим лицам.
  • ДИ многостранична, а нужная информация содержится только в небольшой ее части.

Как правило, выписка из ДИ изготавливается следующим образом:

  • Необходимые фрагменты ДИ переносятся по правилам дословного цитирования.
  • В наименовании документа указывается: «Выписка из должностной инструкции».
  • В шапке выписки приводится номер и дата регистрации ДИ.
  • В конце выписки отмечается должность сотрудника, подписавшего ДИ, его Ф. И. О. Вместо подписи проставляется прочерк.
  • Выписка заверяется компетентным сотрудником (специалистом отдела кадров и др.) после сверки с оригиналом ДИ путем проставления отметки «Верно». При необходимости на выписке ставится печать организации.

Образец выписки из ДИ на примере ДИ инспектора отдела кадров можно скачать по ссылке: Выписка из должностной инструкции — образец.

Таким образом, на работодателе лежит обязанность по ознакомлению сотрудников с текстом утвержденной должностной инструкции. Факт ознакомления подлежит фиксации в тексте должностной инструкции, на отдельном листе ознакомления или в журнале ознакомления с должностными инструкциями.

Лист ознакомления с должностной инструкцией

Важной обязанностью работодателя является предоставление сотруднику на ознакомление внутренних документов организации, имеющих прямое отношение к трудовым функциям последнего (ст. 68 Трудового кодекса РФ, далее — ТК РФ).

Должностная инструкция (далее — ДИ) как один из локальных актов работодателя также должна быть изучена сотрудником с целью понимания и соблюдения указанных в ДИ требований к должности, своих прав, обязанностей и ответственности.

Подробнее об оформлении должностной инструкции рассказывается в статье Обязательна ли должностная инструкция в организации?.

Факт прочтения сотрудником документов фиксируется на бумажном носителе его собственноручной подписью. Виза ознакомления подразумевает указание сотрудником фразы «С должностной инструкцией ознакомлен» и следующей информации:

  • наименования должности,
  • собственноручной подписи,
  • Ф. И. О.,
  • даты прочтения.

Виза ознакомления с ДИ может быть проставлена как на печатной версии, так и на отдельном документе — листе или журнале ознакомления с должностными инструкциями.

Содержание и формат данных документов определяются работодателем самостоятельно.

Образец журнала ознакомления с ДИ доступен для скачивания по ссылке: Журнал ознакомления с должностными инструкциями (образец).

Выписка из должностной инструкции

Выписка из должностной инструкции представляет собой документ, копирующий отдельные части ДИ. Оформление выписки из ДИ целесообразно, когда:

  • ДИ содержит конфиденциальные сведения и их нельзя передавать третьим лицам.
  • ДИ многостранична, а нужная информация содержится только в небольшой ее части.

Как правило, выписка из ДИ изготавливается следующим образом:

  • Необходимые фрагменты ДИ переносятся по правилам дословного цитирования.
  • В наименовании документа указывается: «Выписка из должностной инструкции».
  • В шапке выписки приводится номер и дата регистрации ДИ.
  • В конце выписки отмечается должность сотрудника, подписавшего ДИ, его Ф. И. О. Вместо подписи проставляется прочерк.
  • Выписка заверяется компетентным сотрудником (специалистом отдела кадров и др.) после сверки с оригиналом ДИ путем проставления отметки «Верно». При необходимости на выписке ставится печать организации.

Образец выписки из ДИ на примере ДИ инспектора отдела кадров можно скачать по ссылке: Выписка из должностной инструкции — образец.

Таким образом, на работодателе лежит обязанность по ознакомлению сотрудников с текстом утвержденной должностной инструкции. Факт ознакомления подлежит регистрации в тексте должностной инструкции, на отдельном листе ознакомления или в журнале ознакомления с должностными инструкциями.

Суть и роль должностной инструкции

Должностные инструкции работников не входят в пакет обязательных локальных документов предприятия.

Тем не менее, очень часто в трудовых договорах можно встретить формулировку «согласно должностной инструкции», из чего следует, что большинство организаций все же предпочитают разрабатывать данные документы.
Должностная инструкция — это удобно: не нужно перечислять функционал работника (часто довольно объемный) непосредственно в трудовом договоре, достаточно сделать в нем ссылку на отдельную инструкцию, которая является своего рода приложением к нему.

Составляется и утверждается должностная инструкция очень просто: под каждую конкретную должность формируется свод функций, прав, полномочий и условий труда.

Работают над документом обычно юрисконсульт, руководитель структурного подразделения и специалист по кадрам – эта связка позволяет учесть все нюансы внутреннего производственного процесса и тонкости законодательства.

После того, как должностная инструкция будет написана, она передается на подпись директору компании, который затем отдельным приказом вводит ее в действие.

Каждый сотрудник должен ознакомиться с касающейся его лично должностной инструкцией под роспись.

Зачем нужна подпись работника

Сотрудник предприятия не просто должен прочесть должностную инструкцию и усвоить основные ее моменты, но и поставить свою подпись в специальном документе: листе ознакомления с должностной инструкцией.

Его автограф будет свидетельствовать о том, что он согласен с изложенной информацией и готов исполнять свои рабочие обязанности в том объеме, в котором они прописаны в документе.

Таким образом, роль листа довольно понятна: он не только фиксирует факт прочтения инструкции, но и, в случае возникновения каких-либо спорных и конфликтных ситуаций между работодателем и подчиненным, может стать доказательством в трудовой инспекции или судебной инстанции, причем как с одной, так и с другой стороны.

На каком этапе происходит ознакомление с должностной инструкцией

Как правило, ознакомление с должностной инструкцией происходит при приеме на работу, но иногда, если, к примеру, должностная инструкция претерпела большие изменения или ранее на предприятии как внутренний нормативный документ вовсе не использовалась, знакомство с ней может происходить в процессе текущей работы.

Можно ли уволить сотрудника за отказ подписать должностную инструкцию

В современной российской практике случались ситуации, когда при вводе должностных инструкций на предприятии некоторые работники отказывались их подписывать, из-за чего просто-напросто увольнялись по инициативе руководства. Работодатель ссылался при этом на законодательство РФ.

В частности одна из норм Трудового Кодекса гласит, что он имеет право уволить сотрудника вследствие отказа того работать «в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора». При разбирательствах в суде, выяснилось, что отказ от подписания должностной инструкции под данную статью не подпадает.

Таким образом, уволить за это никто не имеет права и даже если такой прецедент произойдет, суд без лишних проволочек восстановит сотрудника в должности.

Кто формирует лист

Непосредственно составление и заполнение листа ознакомления с должностной инструкцией обычно лежит на специалисте отдела кадров предприятия, т.е. сотруднике, который отвечает за четкое понимание работниками компании своих функций, прав и полномочий.

В некоторых случаях знакомить работников с должностными обязанностями может юрисконсульт, секретарь или сам руководитель организации.

Как составить лист

С 2013 года практически все унифицированные формы первичных кадровых и бухгалтерских документов отменены, поэтому лист составляется в произвольном виде или по внутреннему шаблону организации. Единственное, что нужно учесть: при формировании бланка необходимо соблюдать определенную структуру документа и правила русского языка.

В «шапке» листа следует обозначить название предприятия и суть документа. Далее удобно сделать таблицу, в которую нужно внести следующие данные:

  • порядковый номер работника,
  • его должность,
  • дата и номер приказа о приеме на работу,
  • дата и подпись об ознакомлении с должностной инструкцией.

При необходимости сюда можно добавить и другие столбики.

Если сотрудников в организации работает много, то может потребоваться несколько листов. Все их нужно скрепить (можно при помощи степлера, но лучше суровой нитью) и пронумеровать.

Следует отметить, что лист может составляться под конкретную должностную инструкцию (например, если по одной и той же специальности работает несколько человек) или под группу сотрудников (например, если предприятие небольшое и все работники имеют разные специальности).

Как оформить лист

Документ обычно составляется в единственном экземпляре, на обыкновенном листе А4 формата или на фирменном бланке компании. Заполнять его можно от руки или в печатном виде, главное, чтобы автографы в нем были «живые» и подлинные.

Заверять бланк при помощи печати строгой необходимости нет, потому что с 2016 года предприятия и организации освобождены от обязанности визировать свою документацию при помощи штемпельных изделий (если только эта норма не закреплена во внутренних локальных актах фирмы).

После создания лист надо завизировать в журнале учета внутренних документов.

Сколько и как хранить бланк

Лист ознакомления с должностной инструкцией должен лежать в отделе кадров предприятия в отдельной папке вместе с самими должностными инструкциями. Срок его хранения законодательно не ограничен и зависит от того, когда в него была внесена последняя подпись – с этого момента он должен находиться в архиве организации не менее трех лет.

Ознакомление с должностной инструкцией: порядок и сроки

«» и «».Для удобства листы ознакомления с должностной инструкцией можно не хранить отдельно, а сшивать в журналы ознакомления должностной инструкцией. Либо сразу заводить только такой журнал.Кроме того, порядок ознакомления с должностной инструкцией лучше соблюдать по дате, когда сотрудник принят на работу.

В этом случае в акте пишут примерно следующее: «Сегодня, ДАТА и ВРЕМЯ, в АДРЕС ОФИСА бухгалтеру по зарплате Е.А.

Об утверждении Положения о порядке разработки и утверждения должностной инструкции сотрудника таможенного органа Российской Федерации и должностного регламента государственного гражданского служащего таможенного органа Российской Федерации (с изменениями на 22 февраля 2019 года)

Признать утратившими силу. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.Руководительдействительный государственныйсоветник таможенной службыРоссийской ФедерацииА.Ю.БельяниновПриложениек приказу ФТС Россииот 11 августа 2009 года N 1458 (с изменениями на 22 февраля 2019 года)Положение о порядке разработки и утверждения должностной инструкции сотрудника таможенного органа Российской Федерации и должностного регламента государственного гражданского служащего таможенного органа Российской Федерации (далее — Положение) разработано в соответствии с (далее — ), (далее — ) и определяет основные требования к порядку разработки, утверждения, введения в действие, а также структуру и содержание должностной инструкции сотрудника таможенного органа Российской Федерации (далее — должностная инструкция) и должностного регламента государственного гражданского служащего таможенного органа Российской Федерации (далее — должностной регламент).1.

Ознакомление работника с должностной инструкцией

В качестве одного из ключевых организационных документов инструкция рассматривается во всех работах ученых-трудовиков по проблематике локального нормативного регулирования.

Немало внимания уделяется должностной инструкции и на страницах практико-ориентированной отраслевой прессы.

«относит должностные инструкции к документации по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, тем самым подтверждая, что должностная инструкция является локальным нормативным актом, определяющим задачи, функции, основные обязанности и сферу ответственности работников при осуществлении ими трудовой деятельности согласно занимаемой должности»

Разработка должностной инструкции

Перечень обязанностей работника по конкретной должности устанавливался в квалификационных справочниках, которые создавались по отраслям производства с целью унификации известных тогда профессий и должностей, описания работ, их распределения и закрепления за конкретными профессиями рабочих и должностями служащих. Следует учесть, что при создании первых таких документов существовала централизованная власть, решения которой безоговорочно исполнялись на местах, а к претендентам на одинаковые должности предъявлялись единые требования — так устранялся субъективизм при назначении на должности.Одним из действующих в настоящее время является Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (далее — Справочник), утвержденный Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37, содержащий квалификационные характеристики различных должностей.

Лист ознакомления с должностной инструкцией

В современной российской практике случались ситуации, когда при вводе должностных инструкций на предприятии некоторые работники отказывались их подписывать, из-за чего просто-напросто увольнялись по инициативе руководства.

Работодатель ссылался при этом на законодательство РФ.

В частности одна из норм Трудового Кодекса гласит, что он имеет право уволить сотрудника вследствие отказа того работать

«в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора»

Согласно Закона о службе сотрудник органов внутренних дел обязан знать и исполнять должностной регламент (должностную инструкцию) и положения иных документов, определяющие его права и служебные обязанности.

разработки и утверждения должностных регламентов (должностных инструкций) и их примерной утвержден приказом МВД России от 25.09.2012 № 886. Согласно Порядка № 886 должностные регламенты (должностные инструкции) разрабатываются индивидуально для каждого сотрудника, замещающего должность в УТ МВД России по ЦФО непосредственными руководителями (начальниками) сотрудников.

Непосредственными руководителями (начальниками) могут разрабатываться и утверждаться с учетом положений, содержащихся в — Порядка № 886 должностные регламенты (должностные инструкции) по одноименным должностям. II.

Порядок ознакомления работников с должностными инструкциями

В формуляр вносятся данные и обо всех изменениях в ДИ на протяжении ее периода действия с указанием пунктов и даты нововведений, не говоря уже о подписи сотрудников, которые одновременно еще и получают свой экземпляр на руки. Естественно, инструкция не может оставаться актуальной на протяжении десятков лет, учитывая, что информационный прогресс затрагивает не только общественную жизнь, но и трудовую, усовершенствуя механизм исполнения тех или иных заданий.

При этом, постоянно подтверждать ознакомление с должностной инструкцией не нужно, особенно если она остается в прежней редакции. То есть подпись сотрудника в очередной раз требуется только в двух случаях:

  1. при приеме на работу и первом прочтении,
  2. при внесении изменений либо же издании новой редакции.

Подавляющее большинство претендентов на вакантные должности интересуются не только размером заработной платы, но и обязанностями, которые им предстоит исполнять каждый день.

Важный кадровый документ: должностная инструкция

В соответствии со ст.

64 ТК РФ запрещается необоснованный отказ в заключении трудового договора, то есть отказ, обусловленный обстоятельствами, не связанными с деловыми качествами работника. Под деловыми качествами согласно Постановлению Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2 понимаются способности физического лица выполнять определенную трудовую функцию с учетом имеющихся у него профессионально-квалификационных качеств (например, наличие определенной профессии, специальности, квалификации), личностных качеств (например, состояние здоровья, определенный уровень образования, опыт работы по данной специальности, в данной отрасли).

Таким образом, наличие должностной инструкции позволит обоснованно отказать в приеме на работу лицу, не имеющему достаточного стажа или квалификации.Согласно ст.

Смотрите видео: Медосмотр водителя и как ознакомить с должностной инструкцией (October 2019).

Лист ознакомления с инструкцией

Лист ознакомления

  1. Цели разработки инструкций:
  • определение функций, задач и полномочий сотрудников МГТУ;
  • рациональное разделение труда;
  • правильный подбор кадров, их расстановка и использование;
  • укрепление трудовой дисциплины;
  • повышение эффективности деятельности Предприятия;
  • создание организационно-правовой основы служебной деятельности сотрудников;
  • обеспечение объективности при аттестации сотрудника, его поощрении и при наложении на него дисциплинарного взыскания.

На каждую должность, включенную в штатное расписание, разрабатывается должностная инструкция.

Допускается не разрабатывать инструкции для работающих временно (не более трех месяцев) и по трудовому соглашению.

Инструкция не должна противоречить положению о подразделении, в состав которого входит должностная единица.

Должностная инструкция утверждается Ректором МГТУ.

Основанием для разработки должностной инструкции служит создание или изменение штатного расписания (ввод новой должности), а также повлекшие изменения деятельности (основных задач и функций подразделений) при реорганизации (изменение организационной структуры).

Основанием для изменения (актуализации) должностной инструкции является несоответствие инструкции требованиям, установленным настоящим документом. Должностная инструкция пересматривается при необходимости внесения изменений, но не реже 1 раза в 5 лет.

Причиной внесения изменений может быть изменение перечня обязанностей и прав, мер ответственности, т.е. содержания инструкции.

При изменении наименования юридического лица, структурного подразделения или наименования должности утверждается новая должностная инструкция.

Решение о разработке должностных инструкций может быть принято как в устной, так и в письменной форме (приказ, распоряжение, служебная записка и т.д.)

  1. Разработка (внесение изменений), согласование и утверждение должностной инструкции

Разработчиками должностных инструкций являются руководители структурных подразделений.

Ответственность за разработку должностных инструкций, а также за внесение в нее изменений несет разработчик (руководитель подразделения).

Изменения вносятся аналогично порядку внесения изменений в инструкции (см. п.

Лист ознакомления с должностной инструкцией

  1. Требования к структуре и содержанию должностной инструкции

Оформление должностной инструкции производится в соответствии с Методическими указаниями по оформлению внутренних нормативных документов МГТУ.

Должностная инструкция должна включать следующие структурные элементы в указанной последовательности:

  • титульный лист*;
  • лист ознакомления* (вновь принятого на соответствующую должность сотрудника);
  • лист учета корректуры* (для отражения вносимых в должностную инструкцию изменений);
  • лист учета экземпляров* (для отражения количества контролируемых экземпляров действующей должностной инструкции);
  • сокращения, обозначения и определения;
  • общие положения;
  • квалификационные требования;
  • должностные обязанности;
  • права;
  • ответственность;
  • перечень нормативных документов, на основании которых разработана должностная инструкция;
  • визы разработчика и согласование должностной инструкции.

Раздел «Сокращения, обозначения и определения» содержит все сокращенные наименования, названия, встречающиеся в должностной инструкции.

Раздел «Общие положения» должен включать:

  • полное наименование должности;
  • указание категории сотрудника МГТУ соответствующей должности;
  • порядок избрания, назначения, утверждения на должность (в соответствии с определяющими такой порядок нормативными документами);
  • подчиненность;
  • руководящие нормативные документы (приводятся руководящие документы, материалы, знание которых необходимо для работы в указанной должности, т.е. чем руководствуется в своей деятельности);
  • требования к знаниям (приводятся знания, умения, навыки выполнения работы, необходимые для работы в обозначенной должности, т.е. должен знать);
  • порядок замещения должности в случае временного отсутствия.

Раздел “Квалификационные требования” содержит требования к квалификации специалиста, принимаемого (назначаемого) на должность.

Раздел «Должностные обязанности» должен содержать основные задачи и функции, выполняемые сотрудником в соответствии с должностью и исходя из Политики в области качества.

В разделе «Права» перечисляются основные права в соответствии с нормативными документами РФ и МГТУ, например:

  • знакомиться с проектами решений руководителя структурного подразделения, проректоров, Ректора МГТУ, касающихся деятельности структурного подразделения, в котором он выполняет свои обязанности или участка выполняемой им работы;
  • присутствовать на заседаниях, собраниях структурного подразделения, советах МГТУ (Факультета, Морской академии, Ученого совета, филиала) по вопросам деятельности структурного подразделения и МГТУ в целом;
  • участвовать в обсуждении вопросов относительно исполняемых им обязанностей;
  • вносить на рассмотрение руководителя структурного подразделения предложения по улучшению деятельности структурного подразделения и МГТУ в целом и совершенствованию методов работы коллектива; замечания по деятельности структурного подразделения; варианты устранения имеющихся в деятельности структурного подразделения недостатков;
  • осуществлять взаимодействие с сотрудниками всех структурных подразделений;
  • запрашивать лично или по поручению руководителя структурного подразделения от иных структурных подразделений информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей;
  • привлекать специалистов всех (отдельных) структурных подразделений к решению задач, возложенных на структурное подразделение (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет – то по согласованию руководством МГТУ);
  • запрашивать от руководителя структурного подразделения оказания содействия в исполнении должностных обязанностей, возложенных на него, и прав, ему предоставленных;
  • действовать от имени структурного подразделения и представлять его интересы во взаимоотношениях с иными структурными подразделениями и другими организациями в пределах своей компетенции;
  • вносить на рассмотрение руководителя представления о назначении, перемещении и увольнении сотрудников структурного подразделения; предложения об их поощрении или о наложении на них взысканий;
  • сообщать руководителям иных структурных подразделений о выявленных у вверенных им отделов недостатках;
  • иные права с учетом специфики выполняемых сотрудником должностных обязанностей.

В разделе «Ответственность» указывается ответственность в соответствии с законодательством РФ, Уставом МГТУ, Положением о структурном подразделении (факультете, кафедре, управлении, отделе, службе и т.д.) и другими внутренними нормативными документами МГТУ за несоблюдение своих должностных обязанностей в виде либо общих, либо конкретных случаев неисполнения или ненадлежащего исполнения должностных обязанностей, указанных в должностной инструкции.

Далее приводится перечень документов, на основании которых должностная инструкция разрабатывалась, например «Должностная инструкция разработана в соответствии Трудовым кодексом РФ, Квалификационным справочником должностей, руководителей и других служащих, утвержденного Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 г. №37, ….»

Далее приводятся визы разработчика и согласователей с указанием должности и даты разработки и согласования соответственно.

В случае необходимости должностная инструкция рассылается в подразделения в порядке, аналогичном рассылке инструкций (см. п. 5.3.5.).

Запись об ознакомлении с должностной инструкцией делается в заявлении сотрудника о приеме на работу (трудовом договоре).

Руководитель подразделения индивидуально знакомит с содержанием утвержденных должностных инструкций, в т.ч. при их изменении, всех сотрудников подразделения под роспись, о чем делается соответствующая отметка в Листе ознакомления.

Контрольный экземпляр должностной инструкции хранится в Отделе кадров личного состава Управления по работе с кадрами МГТУ.

Держатели и места хранения учтенных экземпляров определяются начальником Управления по работе с кадрами.

Учтенным экземплярам присваивается номер в соответствии с порядковым номером подразделения по номенклатуре подразделений МГТУ (Методические указания по оформлению внутренних нормативных документов МГТУ).

Срок хранения должностных инструкций определяется архивом МГТУ.

Образцы Типовых должностных инструкций профессорско-преподавательского состава приведены в альбоме Типовых должностных инструкций ППС, хранимом в отделе кадров личного состава управления по работе с кадрами МГТУ.

Производится по результатам внутренних проверок (аудитов), а также в случае изменения структуры МГТУ, подчиненности, изменения фронта работ.

Ответственным за анализ и актуализацию должностных инструкций является руководитель структурного подразделения.

6. Формы документов, приложения

Отчетными формами данной процедуры являются:

  • Перечень действующих внутренних нормативных документов;
  • Лист ознакомления (является обязательной частью документа);
  • Доклад о несоответствии;
  • Извещение об изменении/отмене действия документа (приказ);
  • Лист согласования и/или проект изменений документа;
  • Лист корректуры.

Образец номенклатуры дел структурного подразделения МГТУ

Следующая
Должностные инструкцииДолжностные инструкции делопроизводителя в организации

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock detector